Arbeidsmøter er forferdelige. Slik gjør du dem bedre.

Når vi prøver å forstå hvorfor møter suger så hardt, kan det bidra til å bruke analogien til vårt raskt nedbrytende fiske. Fisker har egentlig ikke noe incitament til å slutte å fiske, og land kan ikke helt enig om hvem som skal være ansvarlig for hvilken fisk som hører under deres jurisdiksjon. Og det gjør ingen veldig mye for å forbedre situasjonen, med all sannsynlighet å røve fremtidige generasjoner av sjansen til å smelte på de krydrede tunfiskrullene og grillet sverdfisk som vi likte i så stor overflod.

Kulturen rundt arbeidsplassmøter lider av et lignende problem. Mens de fleste møter har en de facto-leder, noen som driver showet, er det aldri den personens jobb å "finne ut hvordan man kjører gode møter." Folk har også akseptert dagens tilstand av ting som uunngåelig: Vi vet at møter suger, Jeg har alltid sugd, så hvorfor kaste bort tiden på å prøve å gjøre dem bedre? Som et resultat de har fortsatt å fylle våre tidsplaner i en slags arbeidsplass-tragedie av commons.

"Det er en forutbestemt miljø," sier Joseph Allen, professor i industriell og organisasjonspsykologi ved University of Nebraska i Omaha, forteller Omvendt. "Vi vet at vi må ha dem, men vi legger ikke mye energi bak dem. Og med mindre alle i møtet satser på å gjøre det bedre, så kommer det ikke til å forandre … og det er rart når noen prøver å gjøre dem bedre."

Siden vår evne til å kommunisere med hverandre har forbedret seg gjennom årene, har det i en ironisk vridning økt mengden tid vi legger fast i møter. Ansatte bruker nå gjennomsnittlig 23 timer per uke i møter, opp fra under 10 på 1960-tallet. 70 prosent av de ledende lederne som ble undersøkt i en nylig studie som ble sitert av Harvard Business Review sa at de fant møter ineffektive og uproduktive. Nesten så mange sa møter også holdt dem fra å få sitt arbeid gjort. Allen, som sammen med noen kollegaer ved Clemson University nylig fullførte en omfattende gjennomgang av nesten 200 forskningsartikler om møter, sier det er for mange timer. Deres funn ble nylig publisert i tidsskriftet Nåværende veibeskrivelse i psykologisk vitenskap.

At møter ofte er irriterende eller unødvendige, betyr ikke at de er uopprettelige.

"Vi må få folk med forskjellig informasjon om problemet å komme sammen og finne en forhåpentligvis nyskapende og kreativ løsning," forteller Allen. Omvendt. "Møter tillater oss å samarbeide, hjelpe oss med å få de ressursene vi trenger for et prosjekt, ta beslutninger. De er virkelig, veldig viktige. Men vi må være veldig forsiktige med overbruk."

Et annet problem med møter er at, til tross for hvor frustrerende og essensielt de egentlig er, er de egentlig ikke alt det som er godt undersøkt. For sin gjennomgang om emnet, undersøkte Allen og hans team hver papir som de kunne finne det som er skrevet siden 2006, litt mindre enn 200. Det kan virke som mye, men når du vurderer at mer enn 1000 papirer har blitt publisert om lederskapet siden i fjor alene, og du begynner å innse at faktisk vi egentlig ikke vet så mye om hvordan du kjører et godt møte som vi sannsynligvis burde.

Heldigvis undersøker 200 eller så at Allen og hans team undersøkte gjorde gi noen veiledning om hvordan vi kan gjøre møter litt bedre.

Embrace The Courtsy Invite

Allen sier studier tyder på at vi bør gjøre mer bruk av en høflighetsinvitasjon. Et av de største problemene med møter er faktisk båret av gode hensikter; Vi pleier å invitere for mange mennesker som ikke trenger å være der. Uoppmerksom kjedelige deltakere møtes gift, men samtidig vil du heller ikke utelukke noen som kan ha en mer nyansert eller overraskende grunn til å være i rommet. For å løse dette problemet, foreslår Allen å omfavne høflighetsinvitasjonen: En invitasjon hvor du veldig eksplisitt bekrefter at du bare invitere dem som høflighet, og at de sannsynligvis kan hoppe over det. Folk liker å hoppe over møter.

Drep statusrapporten

Det er en hel sjanger av møter som er utrolig vanlige og ikke tjener en hensikt, sier Allen: "Round robin", "her er hva alle er opp til" statusrapport hvor folk går rundt i en sirkel og forklarer hva de er til eller dele fremdrift på et gitt prosjekt. Denne typen informasjon bør deles elektronisk, og samtaler alle til å verbalisere det er sløsing med tid. Som Allen sa det kortfattet: "Med mindre det er knyttet til et prosjekt, trenger vi ikke det møtet."

Quash Klager, men ikke Vitser

Når et møte er på gang, antyder Allens funn at det faktisk er ganske viktig å skape rom for humor. Latter bidrar til å trekke folk inn i samtalen, noe som fremmer deltakelse (som for øvrig er hele poenget med å ha et møte i utgangspunktet.) På baksiden sier Allen at det er en ganske stor fare for å klage, noe som kan virke pent uskadelig ("gjorde du se trafikken på 95 i dag? "), men kan fremme følelser av løsrivelse og håpløshet.

Ikke vær sen

Mens møter der ingen snakker, eller hvor en person dominerer samtalen, er åpenbart problematisk, sier Allen at forskningen indikerer at det langt er det mest lumske problemet med møter. Mens "å være i tide" virker som en ganske åpenbar protokoll, den utstrekning til hvilken en person som er bare seks minutter for sent til et møte, kan spore hele greia er faktisk ganske sjokkerende. En av studiene Allen og hans team så på, for eksempel, prøvde å finne forskjeller i de kulturelle holdninger som omgir latens over Kina, Chile, Italia, USA, Tyskland og Nederland. Dette er alle ganske forskjellige arbeidsplasskulturer, med forskjellige verdier rundt arbeid, og Allen teamet forventet å finne kulturelle forskjeller med hensyn til hvor viktig punktligheten var. De gjorde det ikke i det hele tatt.

"Det er litt dramatisk konsistens i frustrasjonen av å vise seg sent til møter," sier Allen. "Du tror at landskulturen, deres hjemland, hvem de er som person, vil påvirke evalueringen av møtet, men det vi fant er at sammen med globaliseringen av økonomien har det vært en globalisering av denne typen kontorlokalmiljø."

I disse splittede, polariserte tider, en av de få tingene vi alle har til felles at vi vil at folk skal respektere vår tid. Og når du er sen, sitter ikke folk bare der og stuvler om hvor de helst vil være; De dyrker også dårlige følelser om ikke bare dette møtet, men også alle møtene som kommer opp i fremtiden. Med andre ord, når du er forsinket for et møte, ødelegger du ikke bare det møtet for folket der, men du hjelper til med å ødelegge deres oppfatning av møter i utgangspunktet. Som minner meg, burde jeg nok jet.

Dette har vært en tilpasset versjon av vår Strategi nyhetsbrev, en ukentlig oversikt over de mest relevante økonomiske, karriere- og livsstilsrådene du trenger for å leve ditt beste liv. Jeg er James Dennin, innovasjonsredaktør på Omvendt. Hvis du har penger eller karriere spørsmål du vil se besvart her, send meg en e-post på [email protected] - og send videre Strategi med denne linken!